Weekly Accounting Checklist

Weekly Accounting Checklist (FlowAccount Optimized)

1. หมวดรายได้ (Incomes & Receivables)

• [ ] ตรวจสอบการออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จ: เช็คว่ารายการขายในหน้าร้าน (POS) หรือ Shopee/Lazada ตรงกับที่คีย์ใน FlowAccount หรือไม่

• [ ] ตรวจสอบยอดเงินโอนเข้า: เทียบรายการใน Statement ธนาคาร กับใบเสร็จรับเงิน (Receipt) ในระบบ

• [ ] บันทึกค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม: (กรณีขายออนไลน์) บันทึกค่า GP หรือค่าธรรมเนียมธนาคารเป็นค่าใช้จ่ายให้ครบ เพื่อให้ยอดรับสุทธิในระบบตรงกับธนาคาร

• [ ] ติดตามลูกหนี้ค้างชำระ: ดูรายงานใบแจ้งหนี้ (Invoice) ที่เกินกำหนดชำระและแจ้งลูกค้า

2. หมวดค่าใช้จ่าย (Expenses & Payables)

• [ ] รวบรวมใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีซื้อ: ตรวจสอบความถูกต้อง (ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี) และสแกนอัปโหลดเข้าเมนู "ค่าใช้จ่าย"

• [ ] บันทึกรายการจ่ายชำระ: กดชำระเงินในระบบให้ตรงกับวันที่เงินออกจากบัญชีธนาคารจริง

• [ ] ตรวจสอบภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย (WHT): หากมีการจ้างบริการ ต้องเช็คว่าออกใบรับรองหัก ณ ที่จ่ายในระบบแล้วหรือยัง

3. การกระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation)

• [ ] เชื่อมต่อ/อัปโหลด Bank Statement: ใช้เมนู "บริหารเงินสด" ใน FlowAccount เพื่อเทียบรายการในสมุดบัญชีกับในระบบ

• [ ] Match รายการ: จับคู่เงินโอนเข้า-ออกที่บันทึกไว้แล้ว หากพบรายการที่ยังไม่ได้บันทึก (เช่น ค่าธรรมเนียม, ดอกเบี้ย) ให้บันทึกเพิ่มทันที

• [ ] ตรวจสอบยอดคงเหลือ: ยอดเงินใน FlowAccount (Balance) ต้องตรงกับยอดเงินในบัญชีธนาคารจริง ณ วันสิ้นสัปดาห์

4. หมวดสินค้าคงคลัง (Inventory)

• [ ] ตรวจสอบการตัดสต็อก: ดูว่ารายการขายมีการตัดสินค้าออกจากคลังถูกต้องหรือไม่

• [ ] บันทึกสินค้าเข้า (Purchase Order/Gr): ตรวจสอบว่าสินค้าที่รับเข้ามาใหม่ได้บันทึกเข้าสต็อกในระบบแล้ว

• [ ] ตรวจสอบยอดติดลบ: เช็ครายงานสต็อกว่ามีสินค้าตัวไหนยอดติดลบหรือไม่ เพื่อแก้ไขการบันทึกให้ถูกต้อง

5. สรุปรายงานประจำสัปดาห์ (Weekly Reporting)

• [ ] รายงานกำไร-ขาดทุนเบื้องต้น: ดูภาพรวมกำไรขั้นต้น (Gross Profit) ของสัปดาห์นั้น

• [ ] รายงานกระแสเงินสด: สรุปยอดเงินสดสุทธิที่เหลืออยู่ .....  ตารางนัดหมายบริการบัญชีรายสัปดาห์ (Weekly Schedule)

วัน	หน้าที่ของลูกค้า (Client)	หน้าที่ของสำนักงานบัญชี (Accountant)
จันทร์ - พฤหัสบดี	- ออกใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีในระบบ - ถ่ายรูปใบเสร็จค่าใช้จ่ายเก็บไว้ในแอป	- คอย Monitor รายการที่ลูกค้าคีย์ (Remote Support)
ศุกร์ (เช้า)	- ส่งเอกสาร: รวบรวมใบเสร็จ/Statement - อัปโหลดไฟล์เข้า Google Drive หรือ Line	- เริ่มนำเข้าข้อมูล (Import/Key-in) เข้า FlowAccount
ศุกร์ (บ่าย)	- ตอบคำถามกรณีมีรายการโอนเงินที่ไม่ทราบที่มา	- กระทบยอดธนาคาร (Bank Recon) - ตรวจสอบสต็อกสินค้าเบื้องต้น
เสาร์ (เช้า)	- รอรับรายงาน	- ส่งสรุปรายงานรายสัปดาห์: ยอดขาย, รายจ่าย, และยอดเงินสดคงเหลือทาง Line/Email

•  โครงสร้างโฟลเดอร์ใน Google Drive (แบ่งตามลูกค้ารายบริษัท)

  ชื่อโฟลเดอร์หลัก: [ชื่อย่อลูกค้า]_Accounting_2024

  • 01_เอกสารรายรับ (Incomes)

    • ใส่ไฟล์สรุปยอดขายจาก Shopee/Lazada หรือ Slip เงินโอนที่ลูกค้าได้รับ

  • 02_เอกสารรายจ่าย (Expenses)

    • 2024-01 (เดือนมกราคม)

      • Week_01 (1-7 Jan)

      • Week_02 (8-14 Jan)

      • Week_03 (15-21 Jan)

      • Week_04 (22-31 Jan)

  • 03_Statement_ธนาคาร

    • เก็บไฟล์ PDF หรือรูปภาพหน้าสมุดบัญชี/Statement รายสัปดาห์

  • 04_รายงานประจำสัปดาห์ (Weekly Reports)

    • ที่ที่คุณจะวางไฟล์สรุปที่ดึงจาก FlowAccount ให้ลูกค้าดู

  📝 กฎการส่งเอกสาร (แจ้งลูกค้า)

  เพื่อให้คุณทำงานง่ายและไม่ต้องมานั่งไล่ถามภายหลัง ควรขอให้ลูกค้าทำดังนี้ครับ:

  1. ถ่ายรูปให้ชัด: รูปใบเสร็จต้องเห็น เลขที่ใบกำกับภาษี, วันที่, จำนวนเงิน และชื่อผู้ขายชัดเจน

  2. ตั้งชื่อไฟล์ (ถ้าทำได้): เช่น 20240115_ค่าไฟ_3500.jpg  (ถ้าลูกค้าไม่สะดวก อย่างน้อยขอให้แยกสัปดาห์ให้ถูกต้องก็พอครับ)

  3. Deadline การอัปโหลด: ขอให้ลูกค้าอัปโหลดรูปทั้งหมด ภายในวันศุกร์ ก่อนเวลา 12.00 น. เพื่อที่คุณจะได้มีเวลาตรวจเช็คและกระทบยอดในบ่ายวันศุกร์

  ✅ ข้อดีของการใช้ Google Drive แทน Line Album:

  • ไฟล์ไม่หมดอายุ: รูปใน Line บางครั้งจะกดดูไม่ได้หากทิ้งไว้นาน แต่ใน Drive จะอยู่ตลอดไป

  • จัดหมวดหมู่ง่าย: คุณสามารถย้ายไฟล์ไปมาระหว่างโฟลเดอร์ได้สะดวกกว่า

  • ค้นหาง่าย: สามารถค้นหาตามชื่อไฟล์หรือวันที่ได้เลย

  • รองรับการ Audit: เมื่อถึงเวลาต้องตรวจสอบภาษีหรือปิดงบปี คุณมีหลักฐานเอกสารครบถ้วนตามรายเดือน/สัปดาห์อยู่แล้ว 1. ค่าบริการรายเดือน (Recurring Fee)

    สำหรับงานบันทึกบัญชีผ่าน FlowAccount และกระทบยอดรายสัปดาห์

    • SME ขนาดเล็ก (รายการค้า < 30 ชุด/เดือน): 3,500 - 5,500 บาท/เดือน

    • SME ขนาดกลาง (รายการค้า 31 - 100 ชุด/เดือน): 7,000 - 12,000 บาท/เดือน

    • ธุรกิจผลิต (มีสต็อกสินค้า/BOI): ควรบวกเพิ่ม 20-30% จากราคาปกติ เนื่องจากต้องทำบัญชีแยกประเภท (BOI/Non-BOI) และดูแลระบบสต็อกที่ซับซ้อนกว่า

    2. ค่าธรรมเนียมขออนุมัติ BOI (Project Fee)

    งานนี้เป็นงานใช้ความเชี่ยวชาญสูง (Consulting) ควรคิดแยกเป็นโปรเจกต์

    • ค่าดำเนินการตั้งต้น (Retainer Fee): 30,000 - 100,000 บาท (ขึ้นอยู่กับขนาดเงินลงทุน)

    • ค่าธรรมเนียมความสำเร็จ (Success Fee): 0.5% - 1% ของวงเงินสิทธิประโยชน์ภาษีที่ได้รับ หรือคิดเป็นยอดคงที่ (Flat Fee) ตามตกลง เช่น 50,000 - 150,000 บาท เมื่อได้รับบัตรส่งเสริม

    ..... Value-Based Pricing:  "เราช่วยให้คุณเห็นตัวเลขกำไรแบบ Real-time และช่วยประหยัดภาษี"